A ordem que sugerimos ao proprietário de um estúdio novo. Os admins podem fazer quase tudo; só o proprietário cuida do plano. A maioria dos passos começa em Configurações da empresa, no menu do estúdio, no topo da barra lateral. No Início, o cartão Deixe seu estúdio pronto marca os passos principais conforme você os faz.
1. Os dados do estúdio
Abra Configurações da empresa › Geral. Tudo é salvo sozinho.
- Marca: o logo e o nome do estúdio. Ao lado de Cor do estúdio, clique em Editar; Do seu logo sugere cores tiradas dele. Eles aparecem nas faturas, nas propostas e no portal.
- Dados da empresa: clique em Editar e preencha CNPJ ou CPF, Endereço (sai nas faturas), Moeda de referência, País de operação e Fuso horário, usado nos lembretes e prazos. A sua chave Pix também fica aqui, em Pix nas faturas.
- Faturas: a numeração (Prefixo, Próximo número, Dígitos) e os Termos padrão das propostas, com que toda proposta nova começa.
2. A equipe
Abra Equipe, clique em Convidar membro, escreva o nome e o e-mail, escolha o papel e clique em Enviar convite. Para um freelancer, marque os projetos que ele pode ver. Faça isso antes do primeiro projeto, para poder colocá-las nele. Veja Convidar a equipe e escolher papéis.
3. Dinheiro
- Para cobrar por Pix, boleto e cartão, conecte a sua própria conta Asaas em Configurações da empresa › Integrações › Asaas. Veja Pix, boleto e cartão com o Asaas.
- Sem o Asaas, a chave em Pix nas faturas coloca um QR code Pix em toda fatura em reais. Veja Faturas e pagamentos recebidos.
- Com o Asaas conectado, aparece Configurações da empresa › Nota fiscal, para a NFS-e. Veja Nota fiscal de serviço (NFS-e).
- O proprietário escolhe o plano em Configurações da empresa › Plano e cobrança, antes do fim dos 14 dias de teste. Veja Plano e cobrança.
4. O e-mail do estúdio
Em Configurações da empresa › E-mail, defina o Nome do remetente e o Endereço de resposta, para as respostas chegarem na sua caixa. Ali você também liga os lembretes de pagamento, os E-mails de resumo e Avisar os clientes por e-mail quando algo precisar deles. Para enviar pelo seu próprio domínio, use Domínio de envio personalizado. Veja E-mail do estúdio.
5. O portal do cliente
Para os clientes pedirem reuniões nos seus horários livres, abra Configurações da empresa › Agenda › Reuniões com clientes. O portal em si é ligado cliente a cliente, na aba Portal do cliente, onde você também pode definir um código de acesso. Veja O portal do cliente.
6. Modelos
- Projetos: em Projetos, Gerenciar modelos. Ou abra um projeto de que você gosta e escolha ⋯ › Salvar como modelo. Veja Projetos, fases e modelos.
- Contratos: Configurações da empresa › Contratos traz contratos-modelo para adaptar. Em Assinatura do estúdio, clique em Assinar uma vez e todo contrato já sai assinado pelo estúdio. Veja Contratos com assinatura eletrônica.
- Preços: Configurações da empresa › Serviços e preços guarda os serviços que você vende sempre, para entrar em propostas e faturas. Veja Propostas.
- Questionários: Configurações da empresa › Formulários traz um questionário de marca e briefings. Clique em Usar este modelo e ajuste. Veja Questionários e briefing.
7. Calendários
Cada pessoa conecta o próprio calendário do Google ou do Outlook em Configurações do usuário › Preferências › Calendários › Conectar. Peça à equipe para fazer o mesmo. Veja Calendário, Google e Outlook.
8. Primeiro cliente, proposta e projeto
- Em Clientes, clique em Adicionar cliente. Se os seus clientes estão numa planilha, use Importar de planilha no cartão do Início. Veja Trazer seus dados de uma planilha.
- Em Propostas, clique em Adicionar proposta. Quando o cliente aceitar, o projeto e a primeira fatura são criados. Veja Propostas.
- Para um trabalho sem proposta, em Projetos, clique em Adicionar projeto e escolha um modelo.