Este guia começa depois que a fatura sai. Para criar e enviar uma, veja Faturas e pagamentos recebidos.
Quando o cliente diz que pagou
No portal ou no link da proposta, o cliente toca em Já paguei, diz o dia e como pagou, e pode anexar o comprovante. Nada fica pago ainda: você confirma quando o dinheiro chegar.
- O aviso aparece no Início, em Precisa de você, e no topo de Pagamentos (Um cliente informou pagamento). Ele também fica na fatura.
- Ver comprovante abre o arquivo que o cliente mandou.
- O dinheiro entrou: clique em Confirmar recebimento. O gridOS registra o pagamento com o dia e a forma que o cliente informou.
- Não chegou: clique em Não recebido. O cliente vê no portal que o estúdio ainda não recebeu e pode avisar de novo.
Se o cliente tocar em Já paguei várias vezes seguidas, chega um aviso só. Um clique errado pode ser desfeito na mensagem que aparece. Quem tem o papel de leitor vê o aviso, mas não os botões.
Quando o cliente paga a mais: crédito
Em Registrar pagamento, se o valor passar do que está em aberto, o gridOS mostra quanto sobra. Você pode registrar só o saldo ou guardar a diferença: uma caixa, já marcada, guarda o valor como crédito desse cliente.
- O painel do cliente passa a mostrar Crédito disponível com o valor.
- Em qualquer fatura em aberto desse cliente, Usar crédito abate o crédito dessa fatura.
O extrato do cliente
No painel do cliente, em Financeiro, a aba Extrato lista as faturas e os pagamentos de um período: o saldo anterior, o faturado, o recebido e o Saldo em aberto.
- Escolha o período ou digite as datas em De e Até.
- Imprimir ou Baixar PDF para mandar ao cliente. Ele sai no idioma que você definiu para as faturas desse cliente.
- Lembrar todas em aberto envia um e-mail de lembrete por fatura em aberto para o contato financeiro do cliente (ou o e-mail do cliente). Faturas com lembretes pausados ficam de fora.
Séries de parcelas e recorrentes
Uma fatura dividida em Parcelas, ou feita como Assinatura recorrente, cria a primeira fatura agora e agenda as outras. Uma fatura agendada não conta como em aberto e ganha o número na data de emissão.
- Para mudar o valor das que ainda vão sair, abra uma fatura da série e escolha ⋯ › Editar as próximas. As já emitidas ficam como estão.
- Parar série, no mesmo menu, manda as faturas agendadas para a lixeira. As já emitidas continuam.
- Para enviar uma fatura agendada antes da data, abra a fatura e clique em Emitir agora.
- Com o Asaas, uma série pode ser cobrada automaticamente todo mês: veja Pix, boleto e cartão com o Asaas.
Outras moedas
- Cada cliente tem uma Moeda preferida, e as faturas dele começam nela.
- Os totais de dinheiro aparecem na Moeda de referência do estúdio (veja Configurações do estúdio). Pagamentos em outras moedas são convertidos pela cotação do dia.
- Ao registrar um pagamento em outra moeda, Recebido em pergunta quanto entrou na sua conta, na moeda de referência. Ele vem preenchido pela cotação de hoje; ajuste para o que entrou de verdade.
- Se uma moeda estiver sem cotação no momento, o total avisa o que ficou de fora.